Работодателям об электронной трудовой книжке

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вступают в силу федеральные законы*, направленные на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Электронные трудовые книжки будут формироваться на работающих граждан на основании сведений, представляемых работодателями в Пенсионный фонд Российской Федерации. Такие сведения будут аналогичны тем, которые сейчас учитываются в бумажной трудовой книжке.

Работодателям предстоит обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР, при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, а также в соглашения и коллективные договоры.

Работодатель до 30 июня 2020 года обязан письменно уведомить каждого работника об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и праве выбора работника о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или в электронном виде. До 31 декабря 2020 года работники должны подать работодателю заявление о своем выборе.

Работнику, подавшему заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель должен будет внести в трудовую книжку запись о подаче работником такого заявления и выдать ее на руки. В этом случае работодатель освобождается от дальнейшего ведения и хранения трудовой книжки.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с ее электронной версией продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажный вариант. Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель также продолжит вести его бумажную трудовую книжку.  

Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе, имеет право в последующем выбрать ведение электронной трудовой книжки, подав своему работодателю заявление.

Граждане, не подавшие работодателю по определенным причинам до 31 декабря 2020 года одно из  таких заявлений, вправе сделать это в любое время по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.

На граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки  на бумажном носителе оформляться не будут, будет формироваться только электронная трудовая книжка.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе) по форме СЗВ-ТД. Сведения необходимо будет представить только о работниках, в отношении которых в отчетном периоде произойдут кадровые мероприятия (в том числе прием на работу, увольнение, перевод, отмена ранее произведенных мероприятий и др.) или работником будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Сведения  следует  представлять и в случае переименования организации.

При представлении работодателем в ПФР формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые, одновременно в эту форму следует включить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. Если в течение 2020 года в отношении работника будут отсутствовать кадровые изменения и работником не будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде, то работодателю надо будет представить в ПФР сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года в срок не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при  приёме на работу или увольнении работника сведения о трудовой деятельности должны представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания  документа, который является основанием для приема на работу или увольнения. Сведения о переводе работника, переименовании организации,  поданном работником заявлении необходимо будет представлять в ПФР также не позднее 15-го  числа месяца, следующего за отчетным.

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности в ПФР, страхователь или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Если численность работников у страхователя составляет 25 и более лиц, то форма СЗВ-ТД должна представляться в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В целях соблюдения сжатых сроков представления отчетности органы ПФР рекомендуют страхователям с численностью менее 25 работников также представлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде с УКЭП.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает сервис «Кабинет страхователя» для формирования отчетности в электронном виде, который будет предоставляться работодателям на безвозмездной основе. Но чтобы пользоваться этим сервисом для отправки документов в ПФР, нужна будет УКЭП.

Информация об электронных трудовых книжках, а также проекты формы СЗВ-ТД, порядка ее заполнения и формата, размещены на сайте ПФР  в разделе «Электронная трудовая книжка (ЭТК)»  http://www.pfrf.ru/etk.

Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде обеспечивает безопасность и сохранность данных, удобный и быстрый доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, что дает дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства и оформления пенсий.

Работник сможет получить выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе или в электронной форме у работодателя по последнему месту работы (при увольнении или по заявлению), а также в  многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.

______________________________________________________________________________

*Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»