Перевод трудовых книжек в электронный формат - 2020

С 01.01.2020 вводятся электронные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки осуществляется в рамках реализации Указа Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы" и национального проекта "Национальная программа "Цифровая экономика Российской Федерации", паспорт которого утвержден Президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, протокол от 04.06.2019 N 7.

Переход на электронные трудовые книжки с 01.01.2020 установлен:

- Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ), которым вносятся изменения в Трудовой кодекс РФ и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

- Федеральным законом от 16.12.2019 N 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 436-ФЗ), которым вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

С 01.01.2020 сведения о трудовой деятельности каждого работника, которые обычно вносятся в трудовые книжки, будут формироваться в электронном виде и будут называться "сведения о трудовой деятельности".

Электронные трудовые книжки - сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах Пенсионного Фонда России. С указанной даты все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать их в Пенсионный Фонд России в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1, ст. 3 Закона N 439-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде включают:

- информацию о самом работнике, месте его работы, его трудовой функции;

- данные о приемах на работу;

- данные о переводах работника на другую постоянную работу;

- данные об увольнениях работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора;

- другую предусмотренную Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом информацию.

Таким образом, электронная трудовая книжка представляет собой электронный файл, который хранится в системе персонифицированного учета Пенсионного Фонда России.

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работника.

Для всех работников переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться ТОЛЬКО С СОГЛАСИЯ работника.

Каждый работник по 31.12.2020 включительно подает работодателю письменное заявление:

- или о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ;

- или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности в электронном виде, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного Фонда России.

В случае если работник не подал работодателю ни одного из вышеуказанных заявлений, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. В этом случае работодателю не нужно будет делать по просьбе работника выписки из бумажной трудовой книжки. При выдаче бумажной трудовой книжки такому работнику обязательно нужно сделать отметку в Книге учета трудовых книжек и получить подпись работника.

Указанным работникам работодатель должен будет предоставлять сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

- при увольнении в день прекращения трудового договора.

В случае, если работник подал заявление на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, то в этом случае работодатель наряду с ведением бумажной трудовой книжки будет передавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный Фонд России в электронном виде.

Таким образом, бумажные трудовые книжки на бумажном носителе с 1 января 2021 года работодатель будет вести только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года.

Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные трудовые книжки, будут обязаны ежемесячно дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения Пенсионного Фонда России, а также выполнять все требования по хранению и ведению бумажных трудовых книжек.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

При этом такой работник имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Лица, не имевшие возможности до 31.12.2020 года включительно подать работодателю одно из вышеуказанных письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1. работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из вышеуказанных письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;

2. лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из вышеуказанных письменных заявлений.

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, осуществляется в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, а бумажные трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. Таким образом, в отношении лиц, впервые поступающих на работу с 01.01.2021 года, сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Работник может получать сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1 Закона N 439-ФЗ):

- у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

- в Пенсионном фонде РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

По данным юридического отдела администрации района